5 redenen waarom een aanwezigheidsnorm niet werkt

In de ontwikkeling van hybride werken zie je hem steeds vaker de kop op steken: de aanwezigheidsnorm. Managers willen hun mensen vaker op kantoor hebben. Dat zou overzichtelijker zijn en beter voor de sociale cohesie. Op afstand is het moeilijker te overzien waar iedereen mee bezig is. En bij de koffieautomaat even kletsen wordt gezien als het walhalla van sociaal contact. Hoewel deze gedachtegang begrijpelijk is, is een aanwezigheidsnorm niet de juiste manier om hybride werken goed in te richten. En wel om de volgende 5 redenen:

Een aanwezigheidsnorm ondermijnt de voordelen van hybride werken

Tijdens de pandemie hebben veel mensen ervaren dat thuiswerken erg fijn kan zijn. En ook hebben we gezien dat de technologie er klaar voor is om op een goede manier op afstand van elkaar te werken. Als hybride werken goed wordt ingericht, dan betekent dit meer flexibiliteit en werkplezier voor de werkende mens, minder drukte op de wegen, minder CO2-uitstoot en minder noodzaak om dicht bij je werk te gaan wonen. Voor de samenleving zijn dit positieve ontwikkelingen, waaraan elke organisatie aan zou moeten bijdragen. Een aanwezigheidsnorm, als deze niet goed is onderbouwd, neigt naar een omgekeerde ontwikkeling.

Het merendeel van de werknemers wil meer flexibiliteit

Natuurlijk, er is een groep mensen die alles graag bij het oude houdt. Die floreert bij elke dag op kantoor werken. Ook daarvoor moet ruimte zijn binnen het hybride werken. Maar inmiddels is de groep mensen die hun werkgeluk en productiviteit halen uit meer keuzevrijheid en flexibiliteit, enorm gegroeid. HR-afdelingen merken dat de arbeidsmarkt wat dat betreft echt is veranderd. Sollicitanten verwachten dat ze hybride kunnen werken. Als dit niet goed is geregeld, dan is dat een reden voor velen om verder te kijken. Een aanwezigheidsnorm gaat niet uit van wat werknemers willen, maar van wat het management wil. Mensen die meer flexibiliteit willen dan ze nu krijgen, zullen op termijn eerder van baan wisselen, slechter presteren of een burn-out krijgen.   

Het gaat om kwaliteit, niet om kwantiteit

Bij hybride werken gaat het om bewuste keuzes maken over waar, wanneer en hoe je werkt. Een aanwezigheidsnorm zegt iets over hoe vaak je op kantoor zou moeten zijn, maar levert geen concrete verbeteringen op voor de sociale cohesie of productiviteit. Ja, je ontmoet wat vaker mensen als je koffie gaat halen, maar als de meerderheid vervolgens volgepland is in online meetings, dan komt dat de sociale cohesie niet ten goede. Ook kun je iemands productiviteit niet aflezen uit zijn of haar aanwezigheid. Toch worden mensen nu vaak aangesproken op het feit dat ze ‘zo weinig aanwezig zijn’, terwijl ze misschien juist veel onderweg zijn voor hun werk of thuis veel efficiënter en prettiger werken dan op kantoor.

Contact ontstaat niet vanzelf als je mensen bij elkaar zet

Sociale verbinding ontstaat als mensen in een team elkaar vertrouwen, als ze het gevoel hebben samen aan een bepaald doel te werken, als ze zich kunnen identificeren met elkaar, als ze bepaalde normen en waarden delen en als de communicatie onderling soepel verloopt. Deze elementen moet je actief onderhouden en ontstaat niet vanzelf door mensen lijfelijk bij elkaar te zetten. Het is net als een relatie: je moet steeds bij elkaar inchecken, om er zeker van te zijn dat jullie nog dezelfde kant op bewegen.

Veel voorbeelden van goed functionerende bedrijven zónder kantoor

Dat je niet per se naar kantoor hoeft te komen om je organisatie goed te laten lopen, bewijzen een heleboel bedrijven die vaak niet eens een kantoor hebben. We snappen dat dat wat extreem voelt, als je altijd gewerkt hebt met het kantoor als basis. Het gaat ons alleen om te laten zien hoe het ook kan. En dat die aanwezigheidsnorm niet de oplossing is voor de lange termijn.

Wat dan wel?

Als een aanwezigheidsnorm niet de oplossing is voor hybride werken, wat dan wel? Hieronder geven we een aantal tips, waarmee je aan de slag kan met je team of organisatie:

• Praat met elkaar. Voor de sociale cohesie is het in een hybride werksituatie belangrijker dan ooit om te weten wat de wensen van je team zijn.
• Leer béter communiceren met elkaar: besteed tijd aan de manier waarop jullie met elkaar communiceren. Leer om elkaar aan te spreken op zaken die je moeilijk vindt.
• Maak afspraken om online een betere verbinding te zoeken met elkaar. Dit kan bijvoorbeeld met dagelijkse check-inmomenten voorafgaand aan een online meeting. Of door het inzetten van een parallel communicatiekanaal, waarop je snel even contact kunt hebben met elkaar. Denk aan Teams en Slack.
• Bedenk voor welke activiteiten jullie elkaar fysiek willen ontmoeten (en waarom dat nodig is). Dit fysieke ontmoeten kan ook op een andere plek dan kantoor. Maak dit meteen concreet.
• Organiseer specifieke activiteiten voor het versterken van de band.
• Wees eerlijk naar elkaar over wat je moeilijk vindt aan de hybride werksituatie. Oók als manager. Bedenk samen een oplossing.
• Leg alle afspraken vast en hou elkaar eraan.
• Evalueer na een aantal maanden.