Hebben we het kantoor nog wel nodig?

In veel organisaties wordt op dit moment gekeken naar hoe ze het hybride werken het beste kunnen inrichten: een combinatie van op kantoor en op afstand werken. Als je kijkt naar grote maatschappelijke ontwikkelingen, zoals globalisering, digitalisering, flexibilisering van arbeid en ook de klimaatcrisis, dan kun je je afvragen of dit voldoende is. We zijn gewend aan ons kantoor, maar hebben we dat kantoor nog wel nodig?

Matt Mullenweg, de oprichter van Wordpress, denkt van niet. De 1300 werknemers van zijn bedrijf Automattic, het bedrijf achter Wordpress, hebben nog nooit op kantoor gewerkt, want ze hebben er geen. Ze werken allemaal ‘remote’ of gedistribueerd samen. En dat kan doordat iedereen toegang heeft tot de juiste systemen en documentatie. Het maakt dan niet uit of je op je zolderkamer, in de kroeg op de hoek of op de Bahamas zit.  

Automattic is niet het enige bedrijf dat het zo doet. Veel techbedrijven, waaronder het Nederlandse succesverhaal Remote, werken al langer zonder kantoor. Je ziet het ook steeds vaker bij startups, collectieven van zelfstandigen en andere bedrijven die draaien op kenniswerk.

Het belang van flexibiliteit en autonomie

In het interview dat onlangs in de NRC stond, noemt Job van der Voort van Remote flexibiliteit van de werknemer als een van de belangrijkste voordelen van gedistribueerd werken. Dit is iets wat de werkende mens steeds belangrijker vindt: zelf kunnen bepalen hoe hij of zij werkt. Organisaties die deze flexibiliteit niet aanbieden, krijgen te maken met leegloop: werknemers die dit belangrijk vinden, gaan het gewoon ergens anders halen.

Matt Mullenweg noemt dit de autonomie van de werknemer, wat min of meer op hetzelfde neerkomt. Als je zelf kunt bepalen waar, wanneer en hoe je werkt, als je zelf kunt kiezen welke koffie je drinkt, op welke stoel je zit, en welke muziek je luistert, dan geeft dat energie. Je werkt prettiger en dat straalt af op het werk dat je aflevert. Het gaat er niet alleen om in hoeverre iemand zijn of haar werk kan inrichten, maar ook of er voldoende vertrouwen is vanuit het management. Durft een manager de teugels te laten vieren en de verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf te leggen?

Vijf niveaus van autonomie

Mullenweg onderscheidt vijf niveaus van autonomie die een organisatie kan doorlopen op het gebied van gedistribueerd werken:

Niveau 0: Werk dat écht niet gedaan kan worden zonder dat mensen fysiek aanwezig zijn.
Je kunt hierbij denken aan beroepen als metselaar, horecamedewerker, kapper, etc. 

Niveau 1: Het werkt niet (echt)
Op afstand werken wordt amper gefaciliteerd. Dit was de situatie bij het merendeel van de organisaties vóór de pandemie uitbrak. Je werkte op kantoor, op gezette kantoortijden, met de spullen die voorhanden waren. Als het nodig was, kon je misschien de kantoorserver bereiken vanuit huis.

Niveau 2: Een digitale kopie van kantoor
Veel organisaties zitten nu nog op dit niveau. Je werkt op afstand van elkaar, maar nog steeds in de structuur die op kantoor gewend was. De nodige tools zijn aanwezig, maar alles wordt nog steeds synchroon gedaan: op bepaalde tijden, met (te) veel meetings en andere onderbrekingen van je werkdag. Er is veel angst vanuit het management of mensen hun werk wel goed genoeg doen, nu ze daar niet direct zicht op hebben. Waarbij je je kunt afvragen of ze dat op kantoor wél hebben.

Niveau 3: Het begin van écht gedistribueerd werken
Je organisatie begint de voordelen van gedistribueerd werken goed in te zetten. Mensen investeren in betere hardware om het werk op een prettige manier te kunnen doen. Denk aan: een goede webcam, een fijne bureaustoel, de juiste belichting op je werkplek. Ook ga je meetings vervangen door een asynchroon werkproces. Je beseft hoe belangrijk goede documentatie is van alles wat er gebeurt in je organisatie. Alles wat je afspreekt, leg je vast. Af en toe organiseer je fijne meet-ups ‘in het echt’, zodat collega’s elkaar fysiek kunnen ontmoeten.

Niveau 4: Volledig asynchroon
Dit niveau kun je alleen bereiken als je volledig vanuit vertrouwen met elkaar werkt. Mensen worden beoordeeld op resultaten en niet op hoe of wanneer ze deze produceren. Beslissingen worden asynchroon genomen. Dit betekent dat mensen meer bedenktijd hebben en de mogelijkheid om hun input beter te onderbouwen. Voor introverte mensen is dit heel prettig. Tegelijkertijd benut je hun potentieel beter. Je bent niet meer afhankelijk van tijd en locatie, dus je werknemers kunnen overal ter wereld werken.

Niveau 5: Nirvana
Matt Mullenweg vindt dat je altijd een doel moet nastreven dat bijna niet haalbaar is. Zeg maar de hemel van het gedistribueerd werken. Hij ziet voor zich: een organisatie die beter presteert dan welke organisatie dan ook. Waar mensen alle tijd hebben voor wellness en mentale gezondheid. Waar mensen de beste versie van zichzelf meenemen in hun werk en vooral heel veel plezier hebben. Klinkt dat niet fantastisch?

Waar staat jouw organisatie?

Het is misschien moeilijk voor te stellen dat we in de toekomst geen kantoren meer hebben. En hoe bereid je je hierop voor als je als organisatie nu wél een kantoor hebt? Of heel veel kantoren? Hybride werken is de tussenvorm die de meeste organisaties nu kiezen. En ook daar zijn allerlei niveaus in te onderscheiden. Voor organisaties die graag weten welke stappen ze kunnen nemen om meer eigentijds te gaan werken, hebben we een groeimodel gemaakt. Hierin kun je zien op welk niveau je nu staat én waar je naartoe kunt om alle voordelen van het plaats- en tijd onafhankelijk werken te verzilveren. Er zitten duidelijke parallellen in met het niveaus van Matt Mullenweg. Wij hebben het wat concreter toegeschreven naar grote kantoororganisaties. Klik hier voor ons groeimodel en de bijbehorende ‘Hybride check’.