Online deelnemers in een hybride sessie: wat kan er misgaan?

De setting

De sessie was een soort workshop waarin organisatie Y werd uitgedaagd om hun nieuwe contentstrategie concreet te maken met voorbeelden uit de praktijk. De sessie werd gehouden op hun kantoor. Er deden tien medewerkers van organisatie Y mee. Twee workshopleiders van bureau X waren ter plekke aanwezig. Daarnaast sloten drie contentmakers van bureau X online aan, omdat ze niet ter plekke aanwezig konden zijn. Op deze manier konden ze zien hoe de beslissingen tot stand kwamen en met welke onderwerpen ze later aan de slag zouden gaan. Organisatie Y had een mooie ruimte met een groot scherm, waarop de online deelnemers geprojecteerd werden. Er was een jabraset aanwezig die als microfoon en speaker diende. En alle offline deelnemers hadden een laptop voor hun neus. So far so good.

Wat ging er mis?

De sessie in Teams leek goed voorbereid, maar in de praktijk ging er toch van alles mis:

1. De zaal was pas beschikbaar op het moment dat de sessie zou beginnen. Hierdoor was er geen tijd om de techniek te testen. Uiteindelijk zaten vijftien mensen een kwartier te wachten voor de sessie echt kon beginnen.
   
   
2. Er was vooraf niemand aangewezen die verantwoordelijk was voor de techniek. Daardoor moesten de workshopleiders zelf aan de slag met het aansluiten van alle kabels, terwijl ze eigenlijk de tijd hadden willen hebben om de deelnemers welkom te heten en zich nog even mentaal voor te bereiden op de sessie. De sessie begon daarom erg rommelig.
   
   
3. Bij gebrek aan een facilitator of moderator was er niemand die in de gaten hield of alles wel goed verliep voor de online deelnemers. Dat was – je raadt het al - niet het geval.
   
   
4. Zo waren de online deelnemers goed in beeld bij de offline deelnemers, maar andersom gold dat niet. Er was geen camera gericht op de spreker en ook niet op de zaal. Bovendien hadden de deelnemers in de zaal, op twee na, allemaal hun camera uitstaan. De online deelnemers zagen in Teams dus alleen elkaar en die twee deelnemers. En verder vooral heel veel zwarte vakjes waar af en toe een stem uitkwam. Omdat de online deelnemers van bureau X het merendeel van de deelnemers van organisatie Y niet kenden, was het volstrekt onduidelijk wie wie was en wie wanneer iets zei.
   
   
5. Er was geen check-in geweest aan het begin van de sessie. Daar was geen tijd voor genomen door de rommelige start. De online deelnemers van bureau X waren even snel voorgesteld aan de deelnemers van organisatie Y en dat was het.
   
   
6. Toen het moment aanbrak dat er samengewerkt moest worden in groepjes, bleken er ineens ook twee medewerkers van organisatie Y online te zijn aangesloten. Dat was vooraf niet bekendgemaakt en dus moest er ter plekke geïmproviseerd worden hoe deze twee hun ideeën met elkaar konden bespreken. Niemand wist hoe de breakout rooms van Teams werkten. Omdat bijna iedereen zijn camera uit had staan, en er geen moderator was, was het voor de online deelnemers niet duidelijk wie er eigenlijk online deelnam en wie vanuit de zaal. Ook dat moest ter plekke worden uitgezocht.
   
   
7. Het geluid was vooraf niet getest. De jabraset was een goed idee, maar de mensen die er verder vanaf zaten, waren niet goed te verstaan voor de online deelnemers. Ook dit had een moderator meteen opgepikt. Nu moesten de online deelnemers de sessie af en toe stilleggen om te zeggen dat ze niet konden verstaan wat er gezegd werd. Dit leverde veel vertraging op.

Uiteindelijk was de sessie voor de deelnemers in de zaal – op de rommelige start na – heel aardig verlopen, maar de online deelnemers verlieten de sessie met een nare bijsmaak. Ze hadden veel moeite moeten doen om de sessie te kunnen volgen. Bovendien voelde ze zich als tweederangsdeelnemers. Dit had vrij eenvoudig voorkomen kunnen worden door het aanstellen van een facilitator en een moderator. Helaas gebeurt dit nog steeds vaker niet dan wel.

Zelf een hybride sessie organiseren

Hybride sessies zijn een hele mooie aanvulling op onze manier van werken. Sterker nog, we kunnen er niet meer omheen! Alleen dan moeten ze wél georganiseerd worden als een hybride sessie. Bovenstaand verhaal was een voorbeeld van wat er gebeurt als je niet bewust nadenkt over de vorm van de sessie. Wil je weten waaraan je moet denken bij het organiseren van een hybride sessie? Lees deze blog met 10 tips voor het organiseren van een succesvolle hybride sessie.