7 stellingen over de toegevoegde waarde van het kantoor

Een groeiende groep managers probeert hun medewerkers vaker naar kantoor te laten komen. Tegelijkertijd vraagt de facilitaire afdeling zich af of zo veel kantoorruimte nog wel nodig is. Hybride werken roept veel vragen op over de functie van het kantoor: Hoe moeten we onze kantoren inrichten, waarvoor zetten we ze precies in? Terug naar hoe het was vóór de pandemie is geen optie. Wat dan wel? Hieronder vind je 7 stellingen over de toegevoegde waarde van het kantoor.

1. Het wordt niet meer zoals het was
Het kantoorleven wordt niet meer zoals het was voor de pandemie. Daarvoor is er te veel veranderd. We hebben gemerkt dat op afstand werken prima kan, en voor velen van ons draagt het enorm bij aan ons werkgeluk: we zijn minder tijd kwijt aan reizen, we kunnen privé en werk beter combineren en we kunnen eigen werkplek kiezen en inrichten. Bovendien is het ook nog eens beter voor het klimaat. Veel sollicitanten stellen hybride werken inmiddels als voorwaarde. Is het niet goed geregeld, dan zoeken ze verder. Heb je het als organisatie wél goed geregeld, dan kun je ook nog eens sollicitanten aannemen die verder weg wonen. De voordelen van hybride werken zijn oneindig en je kunt er niet meer omheen.

2. Kantoor is niet heilig, ook al denken sommige managers van wel
Teammanagers bepalen grotendeels hoe hun team samenwerkt. Sommige zijn daar heel vooruitstrevend en flexibel in, anderen houden het liever bij wat ze kenden. Nu veel managers hun mensen weer naar kantoor proberen te lokken, is het goed om te kijken naar wat hierachter schuilt. Vaak worden er allerlei drempels opgeworpen als excuus om de weerstand te voeden. Dat de techniek niet goed zou werken bijvoorbeeld. Meestal gaat het dan om de beperkte inzet van online tooling om asynchroon met elkaar te kunnen samenwerken. (Die kun je regelen). Én het gebrek aan vaardigheden om hiermee om te gaan. (Die kun je trainen). Een andere veronderstelling is dat het kantoor nodig is voor de sociale cohesie in de organisatie. Daarover gaat stelling 3.

3. Het kantoor wordt een sociale ontmoetingsplek (hoewel dat ook ergens anders kan)
Elkaar fysiek ontmoeten is belangrijk om je verbonden te voelen met elkaar. Maar moet dat per se minimaal twee keer in de week? Wij denken van niet. Er zijn genoeg voorbeelden van organisaties die zelfs helemáál geen kantoor hebben en toch goed en in verbondenheid functioneren. Andersom is aanwezigheid op kantoor geen voorbode voor verbinding. Vaak zitten medewerkers alsnog urenlang vast in online meetings, waar dan meestal geen goede plekken voor zijn. Het begint wat ons betreft bij de vraag: wat wil ik vandaag (samen met mijn team) bereiken en wat hebben we daarvoor nodig? Veel kan online, maar soms is een live ontmoeting beter om een bepaald resultaat te bereiken. Zo’n ontmoeting kan op kantoor, maar óók in een werkhub of op een andere, inspirerende locatie. Onze ervaring is dat die vraag vaak niet eens wordt gesteld. Hoe dan ook: áls je je medewerkers naar kantoor laat komen, laat dat een goede reden hebben. Organiseer dan ook echt iets dat de sociale cohesie ten goede komt.

4. We kunnen de helft minder vergaderen
Dan nog even over al dat vergaderen: waar is dat eigenlijk goed voor? Ga maar eens na, hoe vaak schuif je aan zonder agenda of duidelijk doel van de bijeenkomst? Er wordt te veel vergaderd om het vergaderen. Er zijn veel efficiëntere manieren om informatie te delen en besluiten kun je ook prima op een andere, asynchrone manier nemen. Dat scheelt heel veel mensen heel veel tijd. Als iedereen bewuster omgaat met het inplannen (en het aannemen!) van vergaderingen, dan ontstaat er meer ruimte in onze agenda’s voor – jawel – ontmoeten, verbinden en creativiteit. Wil je hier meer over lezen, download dan onze gratis whitepaper Vergadering in de ban.

5. Grote investeringen in het kantoorgebouw zijn niet nodig
Als je hybride werken goed inzet, dan heb je veel minder kantoorruimte nodig. Hoe eerder je duidelijk hebt hoe je dit gaat invullen, des te eerder kun je beginnen met je gebouwen anders in te delen. Je kunt dit overigens ook omdraaien: door minder werk- en ontmoetingsplekken beschikbaar te stellen, dwing je teams om betere afspraken te maken over hoe ze hiermee omgaat. Dat vergroot het bewustzijn. Je kunt dan toe met minder kantoorruimte, waarin je meer ruimte maakt voor ontmoeting en sociale activiteiten.

6. Digitale reserveringssystemen laten mensen bewuster werken
Een digitaal reserveringssysteem, zoals de Flexapp, helpt medewerkers en teams bewustere keuzes te maken over waar en hoe ze werken.

7. Eigen kantoren verdwijnen in de toekomst
Er zijn heel veel kantoorgebouwen in Nederland en we besteden wekelijks heel veel tijd om naar ons eigen gebouwtje te komen. We rijden gerust anderhalf uur naar ons kantoor in Den Haag, terwijl er op tien minuten fietsen óók allerlei kantoorgebouwen zijn. Het zou toch veel makkelijker zijn als je daar zou kunnen werken? Wij denken dat er in de toekomst alleen nog maar werkhubs zijn. Live ontmoeten doe je op plekken die het best passen bij de woonlocaties van de teamleden waarmee je samenwerkt. Eigen kantoren verdwijnen. Dit zorgt er ook voor dat er meer over de organisatiegrenzen heen samengewerkt kan worden. De werkhubs zijn natuurlijk supergoed uitgerust met de nieuwste technologieën, zoals augmented workspaces en holografische vergaderoplossingen. We hebben er nu al zin in!