7 handige tips om zo min mogelijk te vergaderen

Samenkomen, confereren, delibereren, overleggen. We sparren, we wisselen van gedachten, bovenal vergaderen we héél veel! Bij grote corporates en overheden klinkt het vaak dat mensen een hoge werkdruk ervaren: al die overleggen, back-to-back gepland. Hele uren achter elkaar! Wanneer moet je dan je werk doen? Precies, als je de blaren op je tong hebt. Als je scheelziet van het kijken naar je scherm. Als jouw energie en inspiratie op het dieptepunt zijn. Waarom doen we er dan tóch steeds weer aan mee? We denken dat we zo veel moeten vergaderen om af te stemmen met collega’s, de voortgang van projecten in de gaten te houden en om resultaten te behalen. Maar vergaderen is hiervoor doorgaans níet de meest effectieve manier. Dit kan veel handiger. We geven 7 tips!
 
#1 Ga asynchroon werken
Bij asynchroon werken kiest ieder zijn eigen moment om zijn aandeel te leveren, of te reflecteren op de bijdragen van anderen. Dat bespaart heel veel tijd en het geeft ieder teamlid de ruimte zijn werk zó in te delen dat het optimaal aansluit bij zijn of haar privéleven. Er zijn behoorlijk wat goede tools die je kunt inzetten voor asynchroon werken. Waarschijnlijk maak je al gebruik van tools als Sharepoint, Google Drive of Dropbox om gezamenlijk je documenten op te slaan. Of Teams of Zoom om online te communiceren. Wil je echt goed projectmatig van start met asynchroon werken, dan raden we tools aan als Trello of Basecamp, in combinatie met bijvoorbeeld Slack of Teams als (nood)communicatiekanaal.
 
#2 Is het nodig?
Volgens onderzoek is werkfrustratie nummer 1: vergaderen om het vergaderen. Zonder duidelijk doel. Helaas gebeurt het nog veel te vaak dat er vergaderd wordt, omdat er nu eenmaal een vergadering gepland staat. Vraag jezelf bij elke vergadering die je plant (of die voor jou gepland wordt!) af of het niet op een andere manier kan. Bijvoorbeeld met asynchroon werken (zie hierboven).
 
#3 Formuleer een doel
Als je denkt dat een meeting toch écht nodig is, zorg dan dat de deelnemers wat ze kunnen verwachten: wat is het doel van de vergadering? Is het een gezamenlijke markering van de dag? Moet de voortgang gecheckt worden, gaat het om teambuilding of kennisuitwisseling, of wil je brainstormen over een bepaald project? Laat vooraf weten wat de uitkomst van de meeting moet zijn en maak een agenda. Zorg dat iedereen de juiste informatie vooraf heeft, zodat je meteen aan de slag kunt.
 
#4 Nodig niet zomaar iedereen uit
Bedenk van tevoren wie er bij een meeting nodig zijn, of de onderwerpen voor hen relevant zijn. Laat mensen eventueel voor een kwartiertje aansluiten voor ‘hun’ onderwerp en laat ze weer gaan als de rest van de meeting verder niet belangrijk is voor hen.
 
#5 Maak het niet te lang
Je kunt de vergadertijd efficiënt maken door een voorbereiding te vragen van de anderen. Kies je voor een min of meer traditionele vergadering – omdat het zo nu en dan echt niet anders kan – probeer het dan kort te houden! Liever veertig minuten dan het volle uur met elkaar uitzitten. Dat ervaart iedereen als een cadeautje!
 
#6 Kies de juiste vorm
Online sessies zijn er in allerlei soorten. Afhankelijk van het doel van de vergadering en de frequentie, kun je bijvoorbeeld kiezen voor een daily huddle, een brainstorm, een heisessie, een sociale meeting, een kennissessie, etcetera. In onze whitepaper ‘Vergadering in de ban’ lees je er meer over!
 
#7 Zet een feestmuts op! 
Ok, je hoeft niet letterlijk een feestmuts op te zetten (hoewel dat best verfrissend kan zijn), maar zorg dat de meeting ook wat ontspannen elementen in zich heeft. Dat kan door je presentaties aantrekkelijk vorm te geven, door af en toe eens een onverwachte vraag te stellen of een grappig filmpje te laten zien of door de meeting af te sluiten met wat persoonlijke vragen: ‘wat gaan jullie verder vandaag doen?’ ‘hoe bevalt het thuiswerken?’ of ‘hebben jullie ook de laatste race van Max gezien?’ Veel mensen missen het sociale aspect bij het vele videovergaderen – zorg dus dat je daar van tijd tot tijd actief aandacht aan besteedt.
 
Vermoeide vrouw vergaderen