10 tips voor het organiseren van effectieve hybride meetings

Bij hybride werken horen hybride meetings: bijeenkomsten waaraan mensen zowel live als online deelnemen. Waar moet je op letten om deze hybride meetings zo soepel mogelijk te laten verlopen? Je kunt in elk geval beginnen met onderstaande 10 tips!

Bepaal het doel van de meeting

Stel jezelf de vraag: is de meeting echt nodig en wat hebben we eraan? Dat klinkt misschien suf, maar veel meetings gaan over zaken die prima via de mail of een online samenwerkingstool hadden gekund. En dat is zonde van ieders tijd. Als de meeting echt nodig is, laat alle deelnemers dan weten wat je als uitkomst verwacht. Dit geldt overigens voor alle soorten meetings!

Wijs een moderator en een facilitator aan

Vooral bij een hybride meeting wil je dat de ondersteuning tiptop in orde is. Niet alleen technisch moet alles goed lopen, ook qua organisatie moet er van alles in de gaten gehouden worden: Opmerkingen en vragen in de chat, de indeling van breakoutsessies en ga zo maar door. Dit vraagt om een professional! Stel een moderator aan om de deelnemers online te begeleiden met al hun vragen en (sessie-gerelateerde) problemen, en een facilitator die in de zaal aanwezig is om de techniek tot in de puntjes te verzorgen

Zorg voor perfect geluid

Dat klinkt heel logisch, maar toch is dit vaak een punt waarop het misgaat. Iedereen moet elkaar perfect kunnen horen, anders is de kans groot dat de meeting chaotisch wordt. In de zaal gebruik je één device als microfoon en speaker, zoals een Jabra set. Die zet je midden op tafel. Niet alleen in de zaal moet de techniek goed zijn, vraag ook of de online deelnemers een koptelefoon met een microfoon gebruiken, dat komt de geluidskwaliteit echt ten goede. Vraag verder of de live deelnemers zo min mogelijk onderling praten, want dat kan heel storend zijn voor de online deelnemers.

Laat de online deelnemers op een groot scherm verschijnen

Als je mensen op een groot scherm laat zien, vergroot je letterlijk de interactie tussen live deelnemers en online deelnemers. De online deelnemers zijn meer aanwezig in de zaal en worden zo automatisch meer betrokken bij de meeting. De hologrammen van Star Wars zijn nog toekomstmuziek, maar er bestaan nu al zeer goede AV-tools die online deelnemers veel beter ondersteunen in een live meeting. Het is de moeite waard om hierin te investeren!

Laat live deelnemers óók inbellen via hun laptop

Andersom wil je dat de live deelnemers ook goed in beeld zijn voor de online deelnemers. Dit vergroot het gevoel van betrokkenheid. Zorg ervoor dat alle live deelnemers hun eigen laptop hebben aanstaan voor hun neus, zodat iedereen elkaar goed kan zien. Het is daarbij belangrijk dat iedereen zijn camera aan heeft staan, zeker als je veel interactie verwacht. Let erop dat iedereen zijn microfoon en geluid uit heeft staan. Dat gaat via de centrale speakerphone in het midden op de tafel.

Zet de chatfunctie aan

Een chatfunctie is heel handig om mensen aan de zijlijn vragen te laten stellen of te beantwoorden. Ook als je links wilt delen, is de chat onmisbaar. Je kunt de chatfunctie aanzetten binnen Teams, Zoom of Google Meet, of je gebruikt Slack of Whatsapp – wat je maar gewend bent. De moderator van de sessie spreekt voorafgaand aan de sessie af met de facilitator op welke manier vragen in de chat een plek krijgen in de meeting.

Start met een check-in

Begin je meeting met iedereen even gericht aan het woord te laten. Zo kan iedereen even zijn/haar ei kwijt, om daarna volledig de focus op de meeting te hebben. Als je de juiste vragen stelt, kun je meteen peilen met welke ‘hot items’ mensen rondlopen. Dan word je hier tijdens de sessie niet mee verrast. Voorbeelden van goede check-in-vragen zijn:

• Hoe zit jij er op dit moment bij, qua energie?
• Wat houdt jou op dit moment het meest bezig in jouw werk?
• Hoe is jouw ochtend/dag/week tot nu toe verlopen?
• Wat kost je energie en geeft je energie tijdens deze overleggen?
• Op welke manier laad jij jouw batterij op gedurende een dag met meerdere online meetings?
• Wat is ervoor nodig voor jou om dit tot een goede sessie te maken?

Betrek iedereen

Wat we helaas vaak zien in de praktijk, is dat online deelnemers worden behandeld als toehoorders. Dat kan natuurlijk niet! Er zijn ontzettend veel mogelijkheden om online deelnemers actief te betrekken in een meeting. Overleg met je facilitator wat de mogelijkheden zijn.

Plan pauzes in bij lange meetings

Als je meeting langer duurt dan 45 tot 60 minuten, plan dan een pauze in. Na deze tijd zakt de aandacht en even opstaan van je stoel om wat te drinken te pakken of wat te bewegen, helpt om daarna weer fris mee te doen. Het beste werkt: even naar buiten gaan! Stimuleer mensen om dat te doen, of deel tips voor korte spieroefeningen. Als je een lange pauze inlast, zorg dan dat er voor de online deelnemers ook een online ruimte is om even te kletsen met elkaar als ze daar behoefte aan hebben.

Evalueer de meeting

Hybride meetings zijn een vrij nieuw fenomeen. Iedereen zal eraan moeten wennen. En zeker in het begin is er vast van alles voor verbetering vatbaar. Plan aan het eind van elke meeting een vast evaluatiemoment in, waarbij je de deelnemers vragen laat beantwoorden als: Wat ging er goed en moeten we blijven doen? Wat ging minder goed en moeten we veranderen? Wat is een nieuw idee waarmee we direct aan de slag moeten?